SMQ - Gestion de la qualité


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"T’as lu mon mail ?"

SMQ Doc, module pour le management de la documentation qualité permet d’historiser les documents, de gérer leur cycle de vie et de gagner du temps en recherche d’informations.

Ainsi, vos référentiels sont partagés et bien organisés. Mais qu’en est-il pour vos mails ? Nous avons fait quelques recherches sur ce sujet qui touche tous les acteurs de l’entreprise.

Le mail, bien utile mais chronophage

« T’as lu mon mail ? ». Qui n’a pas entendu cela dans les couloirs de son entreprise lorsque deux collaborateurs se croisent. Recevoir, lire, écrire, transférer un message, joindre un fichier... C’est le quotidien de tous et peu à peu ce qui devait constituer un gain de temps s’est transformé en une perte de productivité.

En plus de la perte d’efficacité, les nombreux mails circulant peuvent être générateurs de stress. Certains s’imposent un rythme de réponse effréné et pour peu que l’entreprise ait une présence à l’internationale, la boîte mail peut vite devenir le compagnon du collaborateur jour et nuit.

Pour vous aider à votre pilotage de la qualité, il y a SMQ Process. Pour organiser vos référentiels qualité, il y a SMQ Doc. Mais alors pour gérer vos emails et ne pas vous retrouver tous les matins submergé par des centaines de mails, comment faire ?

Quelques astuces pour éviter le trop plein de mails

  • Revenez parfois à des méthodes plus anciennes, à savoir privilégier les échanges avec vos collègues au lieu de poster des mails sur chacun des sujets à débattre.
  • Prenez des périodes sans être connecté à votre messagerie. Chaque nouveau mail est une perturbation dans le travail en cours. Il n’y a pas toujours nécessité à répondre dans les secondes qui suivent à une sollicitation.
  • Ecourtez vos mails, rédigez les pour être clair et concis. Pensez à vos destinataires !
  • Essayez de régler vos boîtes pour vous épargner toutes les publicités. Elles viennent polluer vos boîtes mail et vous font perdre du temps.
  • Evitez de mettre tous vos collaborateurs en Copie. Posez-vous la question en amont de l’envoi du mail si la liste des destinataires est réellement la bonne.