Organisez, partagez et archivez vos documents qualité
Gestion des accès, partages, versioning, relecture, traçabilité, archivage ... la GED SMQ Doc, un atout pour votre démarche qualité
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| Le module de gestion documentaire : SMQ DOC du logiciel qualité Agilium : un système centralisé et sécurisé. |
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On estime que 80% des informations importantes se trouvent sous forme de documents. Avec cette dématérialisation existante dans le métier de la qualité et la production de documents numériques (certificats, règlements, référentiels, étiquette…) il devient nécessaire de s’équiper d’un outil dédié. Pour cela un workflow documentaire peut être utilisé pour classer, réviser et publier les documents, et aussi pour archiver à la fin du cycle de vie du document. Ces processus de gestion documentaire opèrent de la même manière que vous, pour trier, archiver et classer vos documents-papier. Cette hygiène informatique permet de gagner du temps au quotidien mais aussi de gagner en traçabilité et ainsi d’éviter la perte de données dans nos systèmes informatiques. SMD DOC est un solution GED qui facilite le travail collaboratif et garantit à vos utilisateurs une information à jour grâce à la gestion du versioning. En savoir plus sur notre nouveau site internet
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◢ La GED Agilium SMQ DOC au service de votre politique qualité
◿ | Améliorez votre productivité avec la recherche de documents |
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En tant que logiciel de gestion documentaire, smq doc vous permet d’accédez rapidement à l'ensemble des fichiers selon vos droits depuis l'explorateur ou grâce au moteur de recherche. Créez une arborescence parlante pour vos documents et gérez les versions de vos documents numériques. Garantissez ainsi l'accès interne et externe à une documentation à jour.
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◿ | Utilisez un circuit de validation des documents et maitrisez la publication |
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| Bénéficiez d'un processus de rédaction et de publication pour mettre à jour votre documentation.
Vous pouvez aussi le format du document (pdf ou format modifiable) et l'emplacement, les échéances de vos documents
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◿ | Assurez la traçabilité des enregistrements |
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| Lors d'un audit ou d'une vérification accédez et montrez facilement toutes les données d'enregistrements de votre équipe qualité.
L’intégrité de la donnée est ainsi assurée.
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◿ | Sécurisez vos documents grâce à des rôles et droits identifiés |
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| Définissez rapidement vos règles de diffusion et de partage de votre documentation. Sur chaque dossier vous pouvez spécifier par rôle, par site et par utilisateurs des droits de :
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◿ | Gérez efficacement votre GED grâce à l’archivage automatique |
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| En complément de l'archivage manuel, le module propose également un processus d'archivage automatique. En fonction de la date de fin de validité du document ce dernier est automatiquement mis en archivage après notification au propriétaire du document. Votre masse de documents est ainsi à jour et limitée. Cette fonctionnalité fait de SMQ Doc votre allié pour mettre en œuvre votre politique d’archivage grâce à un workflow adapté à votre métier de la qualité.
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◢ Caractéristiques techniques d'Agilium GED
Structure
Structure de stockage et règles de gestion 100% personnalisables.
Centralisation
Centralisation de l'ensemble de votre documentation.
Mise à jour
Capacité d'import de vos documents ainsi que des métas données associés.
Moteur de recherche
Recherche sur le titre, la référence ou le contenu des documents.
Gestion des droits
Gestion des droits d'accès par rôle, site et utilisateurs.
Journal d'évènements
Journal d'évènements pour connaître les accès et actions des utilisateurs.
◢ Les points forts de cette solution
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Une démarche basée sur la "règle des 3 avis" classiquement retenue dans la norme ISO.
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Liens de partage uniques par fichier appelant automatiquement la dernière version.
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Facilité de paramétrage et prise en main de l'application.
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Intégration parfaite au sein de votre système d’information.
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◢ Quelques références clients...
