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Agilium SMQ DOC

Centralisez la production et l’accès à vos documents.

Agilium GED
 
 

 

Agilium SMQ Doc : centralisation et contrôle des publications de vos documents


 

Agilium SMQ Doc est un outil puissant pour gérer la documentation de votre organisation. En moyenne, 80% des informations importantes se trouvent sous forme de documents. Il est donc essentiel de gérer et valoriser ce capital documentaire.

Avec SMQ Doc, maîtrisez de façon simple et efficace vos processus de révision, de publication mais également d'archivage de vos documents pour garantir à vos utilisateurs une information à jour.

 

 Piloter votre Gestion Documentaire avec Agilium SMQ Doc


 

 

Gérer le contenu des documents et leurs versions

 

Disposez d'une véritable Gestion Documentaire avec Agilium SMQ Doc pour gagner en efficacité.


Organiser le classement de vos documents et accéder rapidement à l'ensemble des fichiers selon vos droits depuis l'explorateur ou grâce au moteur de recherche.

Agilium SMQ Doc permet également de gérer facilement les versions d'un document. Toutes les versions sont disponibles pour les administrateurs mais seule la dernière version est accessible en téléchargement ou via le lien de partage pour les utilisateurs. Ainsi vous garantissez l'accès en internet et en externe à une documentation à jour.

 

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Contrôler la production, la mise à jour et la publication des documents

            

 

            

Bénéficier d'un processus de rédaction et de publication pour mettre à jour et publier votre documentation.

Maîtriser la production documentaire  :

  • Créer de nouveau document ou Réviser un document existant
  • Relire et Vérifier dans un cycle de validation des document
  • Publier en définissant le format du document (pdf ou format modifiable) et l'emplacement
  • Définir les échéances de vos documents
  • Diffuser les documents validés   

 

Assurer la traçabilité des enregistrements

            

 

            

Lors d'un audit ou d'une vérification accéder et montrer facilement toutes les données d'enregistrements.

               
  • Rédacteur, Relecteur, Publicateur              
  • Date de publication, Date d'archivage automatique           
  • Historique des versions                
  • Codification, Références ou encore méta données

Diffusions et partage personnalisées

            

 

            

Définissez rapidement vos règles de diffusions et de partage de votre documentation. Sur chaque dossier vous pouvez spécifier par rôle, par site et par utilisateurs des droits de :

  • lecture
  • ecriture
  • suppression
  • partage

Historisation et Archivage automatique

            

 

            

En complément de l'archivage manuel, le module propose également un processus d'archivage automatique. En fonction de la date de fin de validité du document ce dernier est automatiquement mis en archivage après notification au propriétaire du document.

Vous garantissez facilement l'accès à vos guides et procédures actives.

 

 Caractéristiques techniques d'Agilium GED


 

Structure

Structure de stockage et règles de gestion 100% personnalisables.

Centralisation

Centralisation de l'ensemble de votre documentation.

Mise à jour

Capacité d'import de vos documents ainsi que des métas données associés.

Moteur de recherche

Recherche sur le titre, la référence ou le contenu des documents.

Gestion des droits

Gestion des droits d'accès par rôle, site et utilisateurs.

Journal d'évènements

Journal d'évènements pour connaître les accès et actions des utilisateurs.

 

 

 

 Les points forts de cette solution


 
 
 

 

 

 

Une démarche basée sur la "règle des 3 avis" classiquement retenue dans la norme ISO.

 

 
 
 

 

 

 

Liens de partage uniques par fichier appelant automatiquement la dernière version.

 

 
 
 

 

 

 

Facilité de paramétrage et prise en main de l'application.

 

 
 
 

 

 

 

Intégration parfaite au sein de votre système d’information.

 

 

 

 

Quelques références clients...